parte pública o de utilización y una parte privada o de
administración. El que un usuario pueda acceder a un foro, por ejemplo,
o que además de acceder, pueda administrarlo (borrar mensajes, dar de
alta usuarios, etc.) depende de su función dentro de la acción formativa y
más concretamente del perfil de acceso asignado.
Las Plataformas incorporan diferentes perfiles, otorgando “privilegios” y
acceso a determinados recursos o funciones dependiendo del perfil
asignado. Lo habitual es contar con los perfiles: alumno, tutor-profesor,
coordinador, administrador e invitado.
Las Plataformas de e-learning cuentan con una serie de características o
herramientas que podríamos dividir en:
1. Servicios y Áreas de Interacción educativa.
2. Herramientas de Comunicación.
3. Gestión y Distribución de Contenidos.
4. Herramientas de trabajo en Grupo.
5. Gestión de Usuarios.
6. Gestión de Cursos.
7. Herramientas de Seguimiento y Participación.
8. Sistema de Evaluación.
9. Auditoría del Sistema.
10. Integración con el Sistema de Gestión de Recursos Humanos o de
Conocimiento.
11. Personalización.
Servicios y áreas de interacción educativa
Son los espacios virtuales donde los usuarios interactúan con el sistema de
gestión del aprendizaje (LMS): contenidos, herramientas de
comunicación, tutores y compañeros.
Los nombres así como las herramientas y servicios que poseen las áreas de
interacción varían dependiendo de cada plataforma y, como ya dijimos,
también variarán internamente dependiendo del curso y perfil con el que se
esté accediendo al sistema.
Es importante que los servicios y herramientas sean configurables por
curso, lo que permitirá realizar un diseño formativo adaptado a la materia,
curso o alumnos concretos. Un ejemplo puede ser un alumno matriculado
en un curso de inglés y en otro de ofimática, si accede al de inglés se
encontrará con una herramienta multimedia, mientras que si accede al de
ofimática carecerá de esta herramienta y en cambio dispondrá de
contenidos interactivos.
Herramientas de Comunicación
Las herramientas de comunicación son aquellas aplicaciones que
permiten a los distintos usuarios opinar, preguntar, hablar, etc., en
definitiva, interactuar o relacionarse con otros, ya sea a través de texto,
imágenes o sonidos. Aquí hablaremos de las herramientas integradas en la
plataforma, aunque, como veremos más adelante, esta comunicación es
posible mediante aplicaciones específicas no integradas en la Plataforma.
Existen 2 tipos de herramientas de comunicación:
o Asíncronas
o Síncronas
ASÍNCRONAS. Son todas aquellas herramientas que no requieren que los
usuarios estén conectados al mismo tiempo para poder comunicarse.
Las ventajas de este tipo de herramientas son que, al no requerir de la
simultaneidad temporal de los usuarios, las respuestas pueden ser
meditadas con antelación y, además, queda constancia de todas las
aportaciones realizadas, pudiendo servir de material de estudio con
posterioridad.
SÍNCRONAS. Son aquellas herramientas que requieren que los usuarios estén
conectados simultáneamente o “en tiempo real” para poder
utilizarlas.
Gestión y Distribución de Contenidos
Las acciones formativas incluyen material didáctico ya sea en formato
online o en otros formatos electrónicos. La Plataforma de e-learning debe
contar con herramientas de gestión y activación de estos materiales para
que los tutores u organizadores incorporen los contenidos y, por otro lado,
debe contar con un entorno claro y amigable para que el alumno descargue
y visualice el material didáctico.
Herramientas de Trabajo en Grupo
Algunas metodologías de e-learning requieren de herramientas que
permitan el trabajo colaborativo o en grupo entre los alumnos. Para
cumplir esta función las Plataformas suelen contar con algún entorno
diferenciado o de trabajo en grupo. Esta área cuenta con herramientas de
comunicación (chat, foro, correo) y con un repositorio de contenidos
propios diferenciados para cada grupo de trabajo.
La Plataforma deberá permitir al tutor o coordinador crear tantos grupos de
trabajo como sean necesarios, seleccionando entre los alumnos de una
clase. También es importante que facilite la labor de seguimiento y
evaluación al tutor mediante unos reportes o informes de utilización de
estos servicios.
Gestión de usuarios
El sistema debe gestionar todos los datos necesarios para dar de alta,
modificar o dar de baja a cualquier usuario dentro de la plataforma.
Como requisito general, cada usuario debe disponer de medidas de
seguridad que limiten la entrada a usuarios no autorizados (un nombre de
usuario y contraseña por ejemplo), así como otras medidas para evitar el
mal uso de la misma (por ejemplo, limitación de la entrada en el tiempo
para evitar que un usuario entre después de acabado un curso).
Otros datos del alumno como estudios, etc., no son estrictamente
necesarios, pero si completarán la información para un posterior
procesamiento e integración de estos datos con otros sistemas, como el de
Gestión de Recursos Humanos, Búsqueda de empleo, etc.
En sistemas con gran multitud de usuarios, tener o no un buen sistema de
gestión de usuarios puede influir considerablemente en el tiempo dedicado
a su administración.
Gestión de cursos
Al igual que el sistema, debe poseer métodos para la gestión de usuarios.
Debe también disponer de métodos para la gestión y configuración de los
cursos en el sistema.
Algunos criterios que debe cumplir esta gestión de cursos son:
- Seguridad de acceso (cada usuario podrá acceder únicamente a
los cursos asignados).
- Subdivisión de los cursos en pequeños módulos o asignaturas.
- Posibilidad de asignar contenidos a esos módulos.
- Personalización de servicios o herramientas dentro de cada curso
(es decir, si en un curso el foro es innecesario, poder prescindir de
él).
- Posibilidad de crear cursos inteligentes o itinerarios formativos
(como curso inteligente ponemos el ejemplo de un curso dividido
en caminos, donde si un alumno responde correctamente a unas
preguntas, el curso mostrará un tema y si por el contrario no ha
adquirido estos conocimientos, el curso seguirá por otro tema),
etc.
Herramientas de Seguimiento y Participación
Una plataforma de e-learning debe registrar tanto la asistencia (áreas o
servicios visitados, fechas en las que se visitó, etc.) como la participación,
como medio para evaluar a un alumno. Es decir, debe registrar tanto las visitas que el alumno realiza a las distintas áreas y servicios como las aportaciones o intervenciones realizadas.
Además de registrar debe facilitar al tutor o coordinador la realización de
informes de esta participación y asistencia. La herramienta de informes
debe tener ciertas características:
- Facilitar informes de todas las áreas y servicios.
- Facilitar informes por alumno o por curso.
- Permitir informes entre 2 fechas.
- Automatizar medias y totales por alumno y por curso.
- Posibilidad de imprimir o exportar los informes a un archivo.
Sistema de Evaluación
El sistema de evaluación de que disponga la plataforma de e-learning debe
ser un sistema que gestione tanto los resultados obtenidos en pruebas
objetivas por los alumnos (ejercicios, test de evaluación, etc.), como las
notas insertadas por los profesores para calificar otras actividades
evaluables de tipo cualitativo (trabajos extra, participación en foros,
chats, etc.).
Para que este sistema sea adaptable a cualquier forma de evaluar, el
sistema debería permitir ponderar las notas por curso, dando un grado
diferente de importancia a cada elemento dentro del curso.
La mayoría de las Plataformas incluyen algún sistema de edición de
autoevaluaciones que permiten a los tutores y/o coordinadores
confeccionar los test que servirán de base para la calificación automática
de los alumnos.
Como añadido, un buen sistema de evaluación debería poder emitir
automáticamente los boletines de calificaciones.
Auditoría del Sistema
Como en otros muchos sistemas, es necesario ver de una manera general,
el uso y buen funcionamiento que se le está dando a nuestro sistema. Para
ello el sistema debe poder crear informes de auditoría con los que
evaluar de una forma sencilla si el sistema está respondiendo de la manera
esperada.
Los informes de auditorías tienen como principal finalidad proporcionarnos
toda la información requerida para poder mejorar:
1. La Seguridad: entrada al sistema, errores de acceso, ficheros
subidos, posibles ataques, etc.
2. La Eficacia: ancho de banda, utilización de recursos, posibles
caídas del servidor, etc.
3. La Rentabilidad de Costes: usuarios actuales en el sistema,
usuarios totales, cursos impartidos, etc.
Integración con los sistemas de Gestión de RR.HH.
Es importante que la Plataforma facilite la integración con los sistemas de
gestión de Recursos Humanos o de Conocimiento de la empresa, ya sea
mediante una integración a medida o mediante la utilización de unos
formatos de bases de datos compatibles con los mismos.
Esto facilita que los datos de la Plataforma (curriculums, calificaciones,
cursos realizados, etc.) pasen al sistema de gestión de Recursos Humanos
de la empresa de forma automática o viceversa, de éste a la Plataforma.
Personalización
La Plataforma debe posibilitar la personalización tanto funcional como
estética. Las herramientas de personalización suelen estar disponibles en
el perfil Administrador.
Algunos de los elementos que deberían ser personalizables son:
o Logo y nombre del Centro para adecuarlo a la imagen
corporativa.
o Estilos de texto.
o Iconos y botones.
o Configuración del idioma de los textos.
o Ficheros de ayuda.
o Servicios y herramientas de la plataforma, tanto a nivel
general como a nivel de cursos o alumnos.
o Correos o formularios de secretaría, contenidos, etc.
Cómo adquirir una plataforma
A la hora de conseguir una Plataforma de e-learning podremos optar por 3
soluciones:
1. Diseñar una plataforma propia. Suelen diseñar su
propia plataforma las grandes corporaciones,
universidades o empresas tecnológicas que cuentan con
los recursos humanos y materiales necesarios.
Es la solución más costosa y que mayor tiempo de
implantación requiere. Supone una gran inversión
tanto en su diseño como en su desarrollo y
mantenimiento, que no garantiza que el producto final
tenga la calidad suficiente.
2. Utilizar una plataforma gratuita u open source. Son
Plataformas cuyo código fuente podremos utilizar
libremente (de ahí el nombre de Open Source). En este
código fuente se encuentra toda la programación interna
de la plataforma, y gracias a la libre distribución de este
código fuente podremos realizar una adaptación de la
plataforma a nuestras necesidades.
Las principales desventajas son:
- Poca variedad donde elegir.
- Características poco avanzadas. Por ejemplo,
carecen en su mayoría de compatibilidad
AICC/SCORM o no cuentan con herramientas de
comunicación o de diseño de contenidos de
suficiente calidad.
- La instalación y mantenimiento debe realizarse
por personal cualificado (programadores,
diseñadores web u otros) y esto supone un
importante coste permanente.
- Es necesario disponer de unas instalaciones y
equipos para realizar las funciones de servidor
web. En caso de optar por una plataforma open
source aconsejamos recurrir por seguridad y
por garantías a un ISP especializado (por
ejemplo, ARI, www.ari.es para que nos
proporcione un servicio de:
• Housing: El equipo informático
(servidor) junto con la aplicación LMS
se ubican en las instalaciones del
proveedor o ISP. El ISP nos
proporciona seguridad y conectividad.
• Hosting: El ISP facilita un servidor
debidamente conectado y funcional
para que el cliente instale su LMS. El
proveedor proporciona el servidor la
seguridad y la conectividad.
Formas de comercialización
Las plataformas comerciales se pueden adquirir en dos modalidades
básicamente:
- ASP (Application Service Provider): El proveedor proporciona
el servidor web (hardware), la aplicación (LMS) y la
conectividad. Es la modalidad de externalización más
frecuente en la contratación de Plataformas de e-learning.
Supone disponer de un LMS u otra aplicación, probada y
garantizada, con una pequeña inversión económica.
Dentro de las licencias ASP existen diferentes tipos:
mensual, anual, por alumno matriculado.
- Compra o Licencia FULL: La aplicación LMS diseñada por el
proveedor de e-learning es implementada en los servidores
del cliente. Este tipo de licencia suele ser muy costosa debido
a que el proveedor pierde el control sobre el uso que se le da
a la aplicación.
Es una licencia de uso pero no de propiedad, que sigue siendo
del fabricante o proveedor, y las mejoras, actualizaciones y
modificaciones las realiza personal especializado del
proveedor.
Factores a tener en cuenta al elegir plataforma
A la hora de comprar o alquilar una plataforma comercial debería tener en
cuenta los siguientes elementos:
- Usabilidad y facilidad de uso.
- Diseño atractivo y funcional.
- Escalabilidad, que soporte gran número de usuarios y cursos.
- Que las herramientas y sistemas que incorpore sean adecuadas
para la metodología formativa, tipos de alumnos, tipos de cursos,
etc. que vamos a implementar. No se trata tanto de que cuente
con tal o cual herramienta sino de que sean adecuadas en sus
funciones y características al tipo de cursos que ofrecemos.
- Que permita la configuración de servicios y herramientas para
cada curso.
- Que permita la utilización de contenidos de diverso tipo: online,
word, pdf, etc.
- Convergencia con estándares. Que la Plataforma sea compatible
AICC/SCORM.
- Que cuente con herramientas complementarias especializadas:
Voz IP, Pizarra Electrónica, Herramienta de Autor.
- Sistema de evaluación flexible y fácil de usar.
- Entorno de administración potente pero usable: que cuente con
todas las funciones necesarias pero que sea fácil gestionar
alumnos, cursos, etc.
- Posibilidades de personalización.
- Posibilidades de contratación flexibles: ASP mensual, anual, por
alumno, etc.
- Adecuada relación calidad/precio.
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